Recrutement à l’heure du numérique

L’encadrement juridique du recrutement repose sur 3 principes : non-discrimination, transparence et pertinence.

Ces règles sont applicables à toutes les étapes de la procédure de recrutement, entretien compris.

C’est la raison pour laquelle il est interdit de demander au candidat des informations ne se rapportant pas directement à sa qualification ou à son aptitude à tenir le poste proposé.

Sont donc exclues les questions portant sur :

- les coordonnées personnelles (résidence, domiciliation bancaire), à moins pour le domicile que le poste n’implique des astreintes ou des interventions d’urgence ;

- la situation de famille actuelle (célibat ou statut marital) et future (désir d’enfants) ;

- un éventuel état de grossesse pour les candidates ;

- le genre ;

- les liens de familles ou les relations privées ;

- l’aspect physique (hors poste de mannequinat ou emploi très spécifique).

L’entrée dans l’ère du numérique et dans celle du smartphone a révolutionné le monde du recrutement. Pour autant, cette évolution ne s’accompagne pas toujours de la connaissance des exigences juridiques qui y sont liées. Or les choses ont fortement évolué depuis le règlement général sur la protection des données (RGPD) du 27 avril 2016.

Depuis le 25 mai 2018 – date d’entrée en vigueur du règlement - de nombreuses obligations s’imposent au recruteur ou au service RH chargé de cette mission.

On rappellera :

- la nécessité d'informer le CSE sur les méthodes de recrutement ou leur modification ;

- la nécessité d’informer préalablement le candidat de la passation de tests, et de son droit d’accepter ou refuser la passation et des conséquences en résultant ;

- la nécessité de prévenir le candidat de l’utilisation éventuelle d’un algorithme ;

- la nécessité de faire connaître les finalités de la conservation des données liées au recrutement, qui doivent, de plus, être légitimes et explicites ;

- la nécessité d’informer le candidat sur les éléments conservés (archivés), leur usage, leurs destinataires, leur durée de conservation (par ailleurs limitée) et leur droit de demander une rectification des données personnelles ;

- la nécessité de délimiter strictement les personnes ayant accès aux données conservées ;

- la nécessité d’informer le candidat de l’identité du DPO et de la personne en charge du recrutement dans l’entreprise ;

- la nécessité d’aviser le candidat de son doit de saisir la CNIL.

S’ajoute à ses obligations le droit d’accès du candidat à ses données personnelles, consacré depuis la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et largement remanié au fil du temps.

S’y ajoute aussi l’obligation de documenter les éléments de la procédure de recrutement dans un registre dit « des activités de traitement » en vue d’établir si nécessaire son respect du règlement RGDP.

Ces obligations ne doivent pas être négligées.

Dans une visée pédagogique, la CNIL a édité en début d’année un guide de recrutement intitulé "Les fondamentaux en matière de protection des données personnelles et questions-réponses". Il ne peut qu’être recommandé aux recruteurs de l’adopter comme livre de chevet, car la pédagogie n’a qu’un temps et l’ère des sanctions a débuté.

Jusqu’ici, les entreprises sanctionnées sont majoritairement de très grandes entreprises, ayant donc largement les moyens de faire face aux nouvelles obligations :

EDF : amende de 600.000 € en 2022

DISCORD INC : amende de 800.000 toujours en 2022

TIKTOK : 5 millions d’euros en 2023 !

Mais il ne faut pas se méprendre : le nombre des mises en demeure augmentent et les entreprises de taille inférieure finiront par être concernées.

Par Ella R

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