Rappel de salaire : comment gère le gestionnaire de paie ?

Pas toujours facile pour un gestionnaire de paie de maîtriser les différentes situations pouvant ouvrir au versement d’un rappel de salaire. Vous devez prendre en compte la nature du rappel afin de mettre en place les bonnes conditions d’intégration et de déclaration.

Découvrez dans cet article, l'ensemble des catégories de rappels de salaire et les règles de paie qui doivent être appliquées.

Qu’est-ce qu’un rappel de salaire ? Quelles sont les règles ? Comment le gestionnaire de paie doit les gérer ? Comment doit-il effectuer les déclarations en DSN en fonction de leur nature ?

Débutons par une brève mise appoint sur le rappel de salaire et comment le gestionnaire de paie le gère en paie.

Qu’est-ce qu’un rappel de salaire ?

Le rappel de salaire correspond aux éléments de salaire intégrés aux bulletins de paie postérieurs à la période de travail correspondante.

Rappelez-vous qu’un salaire peut contenir divers éléments comme le salaire fixe, le variable, etc. Tous les mois, le salarié perçoit une rémunération pour la période échue. Si une composante manque à cause d’un oubli ou qu’il y a un délai dans le paiement, cela doit donner lieu à un rappel de salaire.

Vous devez prendre en compte qu’un délai de prescription est applicable aux rappels de salaire. Il est de 3 ans à partir du jour où la personne connait les faits ou aurait dû les connaître.

Les différents types de rappel de salaire

Il existe des diverses natures de rappel de salaire et leurs règles leur correspondent.

Vous pouvez distinguer 5 natures :

- correction d’erreur nommée également versement rétroactif ;

- éléments de paie versés selon une périodicité différente de la paie ;

- suite à une suspension de contrat ;

- suite à une rupture du contrat ;

- rappels judiciaires de salaire.

Tenants et aboutissants du rappel de salaire

Le règlement lié aux rappels de salaire sont établis par le décret 2016-1567 du 21 novembre 2016. Aujourd’hui, c'est le BOSS qui détermine les règles en matière de rappel de salaire. En fonction de la nature du rappel de salaire, les règles diffèrent.

Correction d’erreur nommé également versement rétroactif

Vous, gestionnaire de paie, savez très bien qu’une erreur, ou bien un oubli, ça arrive 😊. Nous le régularisons le mois suivant. Il m’est déjà arrivé d’oublier de comptabiliser des heures supplémentaires et même une fois un arrêt de travail reçu en retard.

Aussi, certaines composantes de paie sont généralement saisies avec effet rétroactif, comme une augmentation de salaire, par exemple.

Les taux et plafonds à prendre en compte sont ceux du mois en cours.

Rappel de salaire selon une périodicité différente de la paie

Des composantes de paie réglées de manière habituelle et régulière ont un intervalle différent de la paie du mois en cours.

Exemples :

- Prime de vacances ;

- Prime de fin d’année versée en janvier ;

- Indemnité de congés payés ;

- Indemnité de préavis ;

Les taux et plafonds à prendre en compte sont ceux du mois en cours.

Rappel de salaire suite à une période de suspension du contrat

Il est possible que des composantes de salaire soient versées à un salarié dont le contrat est temporairement suspendu (arrêt de travail, congé parental, etc.).

Depuis la mise en place du BOSS  (Bulletin Officiel de la Sécurité social) 1/04/2021, le règlement dans cas de suspension du contrat de travail est identique aux salariés en cours de contrat.

Les taux et plafonds à prendre en compte sont ceux du mois en cours.

Rappel de salaire suite à une rupture du contrat

Des composantes de paie peuvent être versées après le départ du salarié. Il peut s’agir, par exemple, d’une prime calculée après le départ ou encore des éléments du solde de tout compte oubliés ou erronés.

Les règles de rattachement applicables aux éléments de paie versées après la sortie d’un collaborateur sont ceux correspondant à la dernière période de travail.

Rappels judiciaires de salaire

En cas de rappels de salaire versés sur décision de justice, les taux et plafonds à prendre en compte sont ceux du mois en cours.

Demander un rappel de salaire !

La demande s’effectue dans un premier temps oralement. Si la demande du salarié n’est pas prise en compte, elle devra se faire par écrit.

Sa demande précisera la nature de la composante de salaire manquante et la période pendant laquelle il manque ladite composante.

Si l’employeur ne réagit toujours pas, après plusieurs relances, le salarié pourra saisir les prud’hommes.

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