Le secrétaire assistant est un professionnel polyvalent chargé de soutenir les responsables d'une entreprise ou d'une organisation dans leur travail quotidien.
Les tâches principales d'un secrétaire assistant incluent la gestion des agendas, la prise de rendez-vous, la gestion des emails et du courrier, la préparation de documents et de rapports, la coordination de réunions et d'événements, et l'exécution de tâches administratives diverses.
Pour exercer ce métier, il est nécessaire d'avoir certaines compétences clés, telles que la communication écrite et orale, la gestion du temps, l'organisation et la capacité à travailler de manière indépendante. Il est également important d'être capable de travailler efficacement avec les différents départements de l'entreprise et de maintenir des relations professionnelles positives avec les clients, les fournisseurs et les collègues.
Il vous faut trouver une école spécialisée dans les métiers de l'assistanat qui vous convient. Vous pouvez suivre les cours en présentiel ou en distanciel. Vous pouvez également suivre la formation de secrétaire assistant en alternance. Plusieurs modes financements possibles, mais prenez garde que votre école soit certifiée qualiopi.
Découvrez la formation secrétaire assistant 100 % à distance de ABL Formation 🚀.
Si vous souhaitez poursuivre vos études après avoir exercé en tant que secrétaire assistant, il existe plusieurs options qui peuvent vous aider à élargir vos compétences et à progresser dans votre carrière.
Voici quelques suggestions :
Diplôme de gestion des entreprises : vous pouvez obtenir un diplôme en gestion des entreprises qui vous donnera une solide formation en matière de gestion d'entreprise, de finances et de stratégies. Cela peut vous aider à évoluer vers des postes de direction plus élevés.
Diplôme en management : vous pouvez également obtenir un diplôme en management, qui vous donnera une formation approfondie en matière de leadership, de gestion de projet et de résolution de problèmes.
Certifications professionnelles : il existe de nombreuses certifications professionnelles qui peuvent vous aider à démontrer votre expertise dans des domaines spécifiques de l'assistance administrative, tels que la gestion des projets, la gestion de l'information et la gestion des finances.
Programmes en ligne : de nombreux programmes en ligne peuvent vous aider à développer vos compétences en matière de gestion de temps, de communication et de technologie, entre autres domaines.
Il est important de noter que la formation continue est souvent un élément clé de la poursuite de carrière pour les secrétaires assistants, car il est essentiel de se tenir informé des nouvelles technologies et des pratiques les plus récentes en matière d'assistance administrative.
En conclusion, la poursuite d'études dépendra de vos objectifs professionnels et de vos intérêts personnels.
Suite à son apprentissage, il trouve un emploi aisément avec un bac en poche.
Il aime communiquer et échange volontiers avec ses collègues et ses clients. C'est un spécialiste organisé et pragmatique. Il travaille dans une organisation publique ou dans une entreprise du privé.
Il s'adapte et peut travailler au bureau comme à son domicile. Il peut se déplacer à la ville et à la campagne, il a des horaires de journée.
C'est un collaborateur salarié ou intérimaire, il peut également travailler en tant qu'indépendant.
Les secrétaires assistants peuvent être recrutés par différents types d'organisations, y compris :
Entreprises privées : les entreprises privées, telles que les cabinets d'avocats, les entreprises de consultants et les entreprises de commerce de détail, sont souvent à la recherche de secrétaires assistants pour assister les dirigeants et les employés de niveau supérieur.
Institutions publiques : les institutions publiques, telles que les écoles, les hôpitaux et les bibliothèques, peuvent recruter des secrétaires assistants pour gérer les tâches administratives de l'établissement.
Organisations à but non lucratif : les organisations à but non lucratif, telles que les organismes de bienfaisance, les groupes religieux et les groupes environnementaux, peuvent également recruter des secrétaires assistants pour aider à gérer leurs activités administratives.
Il est important de noter que de nombreux secrétaires assistants choisissent de travailler en tant qu'indépendants ou en tant que travailleurs temporaires, plutôt que de travailler pour une organisation en particulier. Dans ce cas, ils peuvent offrir leurs services à différents types d'entreprises et d'organisations sur une base contractuelle.
En résumé, les secrétaires assistants peuvent être recrutés par une variété d'organisations, selon leurs compétences et leur expérience. Il est important de se tenir informé des opportunités de carrière et de réseauter avec les employeurs potentiels pour maximiser les chances de trouver un emploi qui convient à vos aspirations professionnelles.
En tant que secrétaire assistant, vous pourriez être appelés à travailler avec différents logiciels pour gérer les tâches administratives et les activités de l'entreprise.
Voici quelques-uns des logiciels les plus couramment utilisés par les secrétaires assistants :
Microsoft Office : Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint, est un ensemble de logiciels couramment utilisé par les secrétaires assistants pour la rédaction de documents, la gestion de feuilles de calcul et la préparation de présentations.
Google Workspace : Google Workspace, également connu sous le nom de G Suite, comprend des outils tels que Gmail, Google Docs, Google Sheets et Google Slides, qui sont couramment utilisés pour la communication, la collaboration et la gestion de documents.
Trello : Trello est un outil de gestion de projet en ligne qui permet de suivre les tâches et les activités d'une équipe. Les secrétaires assistants peuvent utiliser Trello pour suivre les tâches administratives et planifier les calendriers.
Asana : Asana est un autre outil de gestion de projet en ligne qui permet aux secrétaires assistants de suivre les tâches, de planifier les calendriers et de collaborer avec d'autres membres de l'équipe.
Hootsuite : Hootsuite est un outil de gestion de médias sociaux qui permet aux secrétaires assistants de gérer les comptes de médias sociaux de l'entreprise, de planifier des publications et d'analyser les performances.
Il est important de noter que les secrétaires assistants doivent être familiarisés avec les différents logiciels et outils pour pouvoir les utiliser efficacement dans le cadre de leur travail. La formation continue et l'auto-apprentissage peuvent être utiles pour maintenir et développer les compétences en informatique.
Le secrétaire assistant peut évoluer dans différents types de conditions de travail, en fonction de l'entreprise ou de l'organisation pour laquelle il ou elle travaille.
Voici quelques-unes des conditions de travail courantes pour les secrétaires assistants :
Environnement de travail : les secrétaires assistants peuvent travailler dans des environnements de travail variés, tels que des entreprises, des organisations sans but lucratif, des gouvernements ou des agences.
Horaires de travail : les secrétaires assistants peuvent travailler à temps plein ou à temps partiel, et peuvent travailler en journée, en soirée ou le week-end, en fonction de leurs horaires de travail.
Télétravail : de plus en plus de secrétaires assistants travaillent à distance ou en télétravail, grâce à la technologie moderne et à l'augmentation de la demande de flexibilité pour les employés.
Charge de travail : la charge de travail d'un secrétaire assistant peut varier en fonction de la taille de l'entreprise ou de l'organisation, ainsi que de la complexité des tâches administratives.
Équipe de travail : les secrétaires assistants peuvent travailler en équipe avec d'autres secrétaires ou assistants, ou peuvent travailler en tant qu'employé unique.
Salaire et avantages : le salaire et les avantages pour les secrétaires assistants peuvent varier en fonction de la taille de l'entreprise, de la localisation, de l'expérience et des compétences. Les secrétaires assistants peuvent bénéficier de divers avantages, tels que des congés payés, des assurances et des régimes de retraite.
Il est important de noter que les conditions de travail pour les secrétaires assistants peuvent varier considérablement en fonction de la situation et de l'employeur. Il est donc important de discuter des conditions de travail avec un employeur potentiel lors du processus de recrutement.
Pour devenir un secrétaire assistant efficace, il est important d'avoir certaines qualités clés.
Voici quelques-unes des qualités les plus importantes pour ce métier :
Organisation : les secrétaires assistants doivent être en mesure d'organiser leur temps et leurs tâches de manière efficace pour gérer plusieurs responsabilités en même temps.
Communication : les secrétaires assistants doivent avoir de bonnes compétences en communication verbale et écrite pour travailler avec différents types de personnes et pour transmettre des informations claires et précises.
Attention aux détails : les secrétaires assistants doivent avoir une attention extrême aux détails pour garantir que les tâches administratives sont accomplies correctement et efficacement.
Flexibilité : les secrétaires assistants doivent être flexibles pour s'adapter aux changements de calendrier ou de priorité de l'entreprise ou de leur superviseur.
Discrétion : les secrétaires assistants sont souvent en contact avec des informations confidentielles et doivent donc être en mesure de garantir la confidentialité et la sécurité de ces informations.
Technologie : les secrétaires assistants doivent avoir une bonne connaissance des outils technologiques tels que les logiciels de traitement de texte, les logiciels de gestion de calendrier et les systèmes de messagerie électronique pour accomplir leurs tâches administratives.
Initiative : les secrétaires assistants doivent être en mesure de prendre l'initiative pour résoudre les problèmes et pour améliorer les processus administratifs de l'entreprise ou de l'organisation.
Service client : les secrétaires assistants doivent avoir un excellent service à la clientèle pour travailler avec les clients internes et externes et pour résoudre les problèmes rapidement et efficacement.
Il est important de noter que les qualités requises pour devenir secrétaire assistant peuvent varier en fonction de l'entreprise ou de l'organisation.
La rémunération
Le salaire d'un débutant est de 1 650 euros bruts par mois, et il peut en fin de carrière monter jusqu'à 2 600 euros bruts par mois.
Le métier et en grande tension. Et, il manque de nombreuses personnes travaillant dans les métiers de l'assistanat, donc les propositions de salaire sont hautes. Bien payé pour un niveau bac.
Formation Gestionnaire de Paie
Formation Secrétaire Assistant
Formation Assistant RH
Formation Secrétaire Comptable
Gestionnaire de Paie
Secrétaire Assistant
Assistant RH
Secrétaire Comptable