Le 19 avril 2022, la société Deliveroo a été condamnée par le Tribunal correctionnel de Paris à une forte amende pour travail illégal.
D’où l’importance de bien déclarer les collaborateurs entrant dans une société. En effet, lorsqu’un salarié intègre une entreprise, diverses formalités à l'embauche sont à réaliser.
Quelles sont-elles ?
Il y en a deux types : les premières formalités à l'embauche sont celles dites générales, qui incombent à toute entreprise dès le 1er salarié. Et, les secondes formalités à l'embauche dites particulières, qui prennent en compte plusieurs facteurs comme le nombre de salariés, le domaine d’activité ou encore la convention collective.
Sommaire de cet article :
Les formalités générales
- La DPAE.
- La médecine du travail.
- Le registre du personnel.
- Le taux PAS.
- La Prévoyance et mutuelle.
- Accueil sécurité.
Les formalités particulières
- La carte BTP.
- L’abattement BTP.
- Les congés payés.
- Le règlement intérieur.
- Le salarié mineur.
- Le salarié étranger.
- Le salarié reconnu handicapé.
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Après avoir choisi le bon contrat de travail pour l’embauche d’un nouveau salarié, celle-ci doit réaliser son entrée.
De nombreuses actions administratives sont à réaliser formellement afin que l’entrée soit réalisée dans les règles.
Lors de son entrée, un salarié doit remettre de nombreux documents à l’employeur afin de réaliser ces formalités à l'embauche et établir le contrat de travail :
- Carte d’identité ou passeport ;
- Attestation de Sécurité sociale (si le salarié n’a pas de numéro de Sécurité sociale, il faut utiliser soit le 1 99 99 999… pour un homme, soit le 2 99 99 999… pour une femme).
- Avis de sa dernière visite médicale ;
- RIB ;
- Autres documents en fonction du poste : diplôme, permis de conduire, etc.
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La première étape est de déclarer l’employé à l’URSSAF afin qu’il soit intégré officiellement à l’effectif. Pour cela, l’entreprise effectue la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) par le biais de l’espace employeur accessible de deux manières :
- Soit directement sur urssaf.fr.
- Soit par net-entreprise, onglet DPAE qui renvoie sur l’espace employeur sur le site de l'URSSAF. Il est à noter que certains logiciels de paie génèrent et déclarent la déclaration préalable à l’embauche directement.
Une fois sur le portail de l’URSSAF, il suffit de suivre les indications et de remplir les informations demandées :
- Nom et prénom du salarié.
- Numéro de Sécurité sociale.
- Type de contrat.
- Date et heure d’entrée dans la société.
- Date de fin du CDD, le cas échéant.
- Durée de la période d’essai.
- Le nom de la médecine du travail auquel l’entreprise est rattachée.
Validez et le tour est joué ! La déclaration s’affiche avec toutes les informations renseignées.
Conseil : imprimez en PDF la déclaration d’embauche et enregistrez-la.
En cas d’erreur, il suffit d’envoyer un message à l’URSSAF par le biais de la messagerie accessible sur l’espace employeur.
Une Déclaration Préalable À l’Embauche doit être réalisée dans les 8 jours précédant l’embauche au plus tôt.
La déclaration préalable à l’embauche permet, en une seule formalité, de remplir l’essentiel des obligations incombant à l’employeur lors d’une embauche :
- l’immatriculation de l’employeur et du salarié à la Sécurité sociale ;
- l’affiliation du salarié au régime d’assurance chômage ;
- l’adhésion à un service de prévention et de santé au travail ;
- la demande de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’aptitude ;
- l’affiliation aux organismes de prévoyance et de retraite complémentaire pour les salariés agricoles.
Nous vous conseillons de vérifier l’adhésion du salarié auprès des différents organismes, notamment la médecine du travail et la prévoyance.
Chaque salarié doit être affilié à la médecine du travail qui s’occupe des collaborateurs de l’entreprise en fonction du lieu de travail. Malgré la Déclaration Préalable À l’Embauche, il est fréquent de devoir passer tout de même par le portail de la médecine du travail du département du lieu de travail.
Il faut déclarer le nouvel arrivant sur le portail de la médecine du travail qui demande les informations suivantes :
- nom et prénom ;
- adresse e-mail ;
- contrat ;
- date d’entrée ;
- poste ;
- risque lié au poste.
Cette déclaration déclenche la demande de visite médicale. Au cas où le salarié en a réalisé une de moins de deux ans, il faut communiquer l’avis médical dans les plus brefs délais afin d’annuler la visite médicale d’embauche.
La visite d’embauche doit être réalisée avant la fin de la période d’essai, mais l’employeur reste tributaire des possibilités offertes par la médecine du travail. Ainsi, la date de la demande de visite prévaut en cas de contrôle.
Exemple : Jean intègre la société le 1er juin en tant qu’employé. Sa période d’essai se termine le 31 juillet. Le service RH réalise la demande de visite médicale au cours de sa première semaine de travail. Elle est prévue le 3 août.
En cas de contrôle, la date de demande prévaut.
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Si aujourd’hui, nous sommes dans l’ère du numérique, le registre du personnel reste un document encore très demandé en cas de contrôle. Il convient donc de le mettre parfaitement à jour à chaque entrée ou sortie d’un salarié. Il ne faut donc pas le négliger et le compléter dès l’arrivée du nouveau collaborateur.
Il est possible de l’avoir informatiquement ou en format papier. Dans les deux cas, il doit être accessible facilement en cas de contrôle.
À noter que la plupart des logiciels de paie génèrent automatiquement ce registre du personnel.
Depuis le 1er janvier 2019, les impôts sont prélevés à la source par le biais d’un taux défini lors de la déclaration d’impôts que chaque salarié effectue à titre personnel, nous appelons cela le PAS (Prélèvement À la Source).
Lors de l’embauche d’un nouveau salarié, l'employeur peut aller le récupérer sur le site de Net-entreprise, au sein de l’espace employeur.
Première connexion : il faut en faire la demande dans le compte-rendu métier (CRM) afin de pouvoir le récupérer et l’intégrer dans le logiciel de paie.
Par la suite, le taux se mettra automatiquement à jour via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Si vous ne faites pas la démarche sur Net entreprises, un taux apparaîtra quand même sur le bulletin. C’est un taux non personnalisé en fonction des revenus réels du salarié. Il a une durée de validité de 2 mois.
Quand l’administration (DGFIP) reçoit la demande via net entreprise ou par la DSN, elle communiquera le taux personnalisé sur le prochain bulletin.
Vous ne pouvez pas le modifier, tout est transmis par flux électronique automatiquement.
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A/ La prévoyance
Lors de l’embauche d’un nouveau collaborateur, certaines prévoyances requièrent un enregistrement sur l’espace professionnel de l’entreprise (ex. : la pro-BTP), pour d’autres, cela se fait lors de la première Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Dans le premier cas, la création de la fiche du salarié sur le portail de la prévoyance doit être réalisée au moment de l’embauche.
Le salarié entrant est informé de cette démarche par le biais de son contrat de travail. Une notice d’information est remise au salarié concernant ses droits. Cette dernière peut être sous forme dématérialisée et réalisée par la prévoyance elle-même.
B/ La mutuelle
Depuis janvier 2016, la mutuelle d’entreprise est obligatoire pour tous les salariés et prise en charge à hauteur de 50 % minimum par l’employeur. L’employeur doit informer et transmettre les informations relatives à la Mutuelle collective au salarié entrant.
Il lui transmet :
- les garanties et obligations ;
- un bulletin d’adhésion.
Si le salarié souhaite adhérer à cette mutuelle, il doit remplir le bulletin d’adhésion et transmettre :
- son attestation de Sécurité sociale;
- son RIB.
Malgré le caractère obligatoire de l’adhésion à la mutuelle d’entreprise, il existe des exceptions permettant au salarié d’être dispensé de la mutuelle de l’entreprise :
- si le contrat est un CDD de moins de 12 mois, aucun justificatif n’est demandé ;
- si le contrat est un CDD de plus de 12 mois, il faut fournir un justificatif d’adhésion à une autre mutuelle collective ;
- si le salarié possède déjà une mutuelle avant son embauche et jusqu’à la date de renouvellement de sa mutuelle personnelle ;
- s’il est ayant droit d’une autre mutuelle collective ;
- si le salarié est un apprenti, un justificatif doit être fourni dans le cas d’un contrat de plus d’un an ;
- si le salarié est à temps partiel et que le montant de la cotisation est supérieur à 10 % du salaire.
Attention, chaque demande de dispense doit être écrite et prévue au sein d’un acte juridique (accord de branche, convention collective, etc.).
🐞 Clique sur le lien pour en savoir plus sur la réduction générale des cotisations patronales.
Selon les articles L.4121.1 et 2, « l’accueil sécurité » consiste à délivrer toutes les informations utiles aux nouveaux embauchés dès leurs arrivées. L’employeur ayant une obligation de résultat, en ce qui concerne la sécurité du salarié, il doit informer le salarié nouvellement embauché de ses droits, de ses devoirs et des risques inhérents à la pratique de son métier.
Tout moyen de communication est utilisable, le livret d’accueil étant le plus répandu, la vidéo ou une formation est également envisageable.
C’est aussi à ce moment-là que l’employeur doit remettre les équipements de sécurité (EPI) aux salariés, tout en expliquant leurs utilités et leurs fonctionnements.
Conseil : Lors de la remise des EPI, faites signer et conservez un récépissé de remise utilisable en cas de litige.
Selon l’entreprise dans laquelle vous vous trouvez, des formalités supplémentaires peuvent être à réaliser, en voici quelques exemples non exhaustifs.
Lors de l’embauche d’un ouvrier du bâtiment, il doit être identifié et identifiable par l’inspection du travail dans le cas d’un contrôle. Cette carte doit être commandée sur le site https://www.cartebtp.fr/ le plus rapidement possible.
Elle est semblable à une carte d’identité de l’ouvrier qui doit être constamment sur lui.
Chaque ouvrier a la possibilité d’avoir un abattement de 10 % (correspond aux frais professionnels) sur ses cotisations salariales, occasionnant un salaire net plus important. Cependant, cela veut dire qu’il cotise moins pour la retraite, le chômage et en cas d’arrêt de travail.
À chaque nouvelle intégration, l’employeur doit demander l’accord ou le refus de l’ouvrier de l’application de cet avantage par le biais d’un écrit. Ce dernier est possible uniquement pour les ouvriers. En aucun cas, il ne peut être proposé à un ETAM ou à un Cadre du bâtiment.
🐞 Clique sur le lien pour en savoir plus sur les absences.
Dans le cadre d’une entreprise du bâtiment, le salarié doit être déclaré à la caisse des congés payés dont dépend l’employeur. En effet, la convention collective du bâtiment prévoit la gestion des congés payés en externe à l’entreprise.
Le calcul et le paiement de ses derniers étant réalisés par la CIBTP (Caisse des intempéries du BTP). Chaque mois, une cotisation patronale figurant sur le bulletin de salaire de l’employé est déclarée par le biais de la DSN à la CIBTP dont dépend l’employeur.
Le règlement intérieur est obligatoirement présent dans toutes les entreprises de plus de 20 salariés.
À chaque nouvelle intégration, ce dernier doit être communiqué et signé par le nouveau collaborateur.
Le non-respect du règlement intérieur de l’entreprise peut entraîner des sanctions prévues dans ce dernier.
🐞 Clique sur le lien pour en savoir plus sur les avantages salariaux.
L’intégration d’un collaborateur mineur est possible, mais doit respecter quelques règles :
- une visite médicale avant son embauche ;
- le poste du salarié mineur ne doit pas comprendre certains travaux interdits prévus par le Code du travail ;
- obtenir un accord écrit des représentants légaux du mineur ;
- pour un mineur ayant entre 14 et 16 ans, il faut demander l’autorisation à l’inspection du travail dans les 15 jours avant la date prévue de l’embauche.
🐞 Clique sur le lien pour en savoir plus sur la DNS et le paiement des cotisations.
Lors de l’embauche d’un salarié n’ayant pas la nationalité d’un pays européen, l’entreprise doit vérifier s’il possède une autorisation de travailler en France. Pour cela, il doit fournir un titre de séjour où figure la mention « autorisé à travailler ».
Sans ce document, l’entreprise ne peut pas l’embaucher. Si le document est valide, il faut le communiquer à la préfecture qui validera sa possibilité d’embauche.
En règle générale, elle ne répond que s’il y a un problème. Dans le cas contraire, aucun retour n’est fait et l’employeur peut partir sur le principe que la demande est acceptée.
🐞 Clique sur le lien pour en savoir plus sur les bases des calcul des cotisations sociales.
Lorsqu’un salarié reconnu handicapé intègre l’entreprise, il est nécessaire de le déclarer par le biais de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) mensuelle en le précisant dans votre logiciel SIRH et de réaliser une déclaration annuelle sur cette catégorie salariale.
En outre, si son poste de travail a besoin d’être adapté, il est obligatoire de le faire. Pour cela, vous pouvez faire appel à la médecine du travail qui vous aidera dans vos démarches.
Des aides existent également lorsque l’investissement est important.
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Avec l’arrivée de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) qui se généralise, la dématérialisation permet de réaliser de nombreuses formalités en quelques clics, même pour les conventions particulières. Néanmoins, ces formalités restent nombreuses, il faut donc rester vigilant et n’en oublier aucune, sous peine de se faire recadrer par la suite.
On notera parmi les formalités d’embauche :
- la DPAE;
- la visite médicale;
- le registre du personnel;
- les organismes de prévoyance et mutuelle,
- etc.
Il est primordial de ne pas oublier que chaque convention collective ou branche a ses propres formalités particulières à réaliser en plus des formalités générales.
Pensez toujours à vous renseigner pour appliquer votre convention collective sans erreur, ni retard de mise à jour !
